5 vantagens para terceirizar a gestão de documentos

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Confira as vantagens para terceirizar a gestão de documentos e reduzir o tempo gasto pelas empresas

Organizar os documentos de funcionários e empresas para atendimento à legislação trabalhista, conforme a CLT e legislação fiscal, pode consumir muito tempo para uma empresa. Para evitar burocracias e pesquisas de última hora, que acabam por atrapalhar diversos processos, é ideal que os arquivos já estejam prontos em um banco de dados com fácil acesso. Pensando nisso, a Clever Global, empresa de serviços tecnológicos, especializada no gerenciamento de fornecedores e terceiros, disponibiliza a plataforma SerCAE, que auxilia na gestão documental, automatizando o controle do vencimento dos documentos e alertas, criando eficiência e minimizando os riscos associados à subcontratação de serviços.

De acordo com Otávio Pepe, diretor Brasil da Clever Global, o uso da tecnologia disruptiva, aliada à definição de processos, ajuda a organizar as empresas que precisam ter total controle de seus documentos. ”Por meio de acessos personalizáveis na Gestão Documental é possível ter controle absoluto das empresas subcontratadas e terceiras, seus funcionários, veículos e até mesmo máquinas com a documentação adequada. Desta forma, garantimos a gestão de terceiros, reduzindo os passivos trabalhistas e fiscais, além de aumentar a segurança dos trabalhadores dos nossos clientes”, explica.

Pepe ainda salienta que o Brasil é um mercado importante para a multinacional espanhola devido à burocracia do país e o serviço de gestão de documentação, sendo um dos mais apreciados pelos setores de engenharia e construção civil, energia, mineração e indústrias onde estão presentes. “O Brasil é um mercado extremamente importante para a Clever e temos indústrias e setores com muito potencial para uso da tecnologia. Hoje em dia, todos evitam lidar com burocracias e riscos. Nossa plataforma SerCAE, assim como o nosso serviço de auditoria documental, são muito solicitados”, comenta.

Confira as cinco principais vantagens que a Clever Global enxerga para o uso de uma tecnologia na gestão de documentos:

Configuração personalizada de documentos

A possibilidade de uma plataforma auxiliar na criação de grupos de documentos por tipo de empresa fornecedora e de documentos por função de cada colaborador. O controle dos vencimentos pode ser automatizado e cada fornecedor vai ter controle por meio de um alerta antes do vencimento de cada documento. Assim, a atualização dos documentos fica de acordo com o login e senha de acesso facilitando todo o processo.

Ferramentas de gestão de documentos, além de guardar o histórico e rastrear as suas atualizações e acessos, é possível controlar a documentação mínima restritiva de acesso à um projeto.

Com a personalização dos documentos, caso um projeto seja iniciado, todas as documentações necessárias ficarão disponíveis com acesso facilitado e organizado. Assim, evita-se perda de tempo com eventuais documentos esquecidos ou burocracias que a pessoa responsável pela área pode desconhecer.

Controle de acesso em tempo real

Um controle de acesso aos locais de trabalho pode permitir restringir o acesso à locais restritos e de acordo com os documentos restritivos de acesso, como por exemplo o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) e/ou treinamentos específicos. Além de ferramentas serem fundamentais para controlar os horários de acesso ao local de trabalho e se o colaborador está acumulando horas extras, por exemplo.

Esse controle pode gerar crachás de identificação, com o nome, foto, nome da empresa e o código QR. Um processo que exige que todos estejam com seus dados atualizados. Assim, as empresas minimizam riscos trabalhistas e melhoram a saúde e a segurança no ambiente de trabalho.

Controle de pagamentos aos fornecedores

O controle da documentação fiscal das empresas ajuda e mitigar os riscos associados à terceirização de serviços, pois sabendo se o fornecedor está pagando os impostos, antes da ativação de uma CND, poderá reter parte do seu pagamento e ajuda-lo a arcar com responsabilidades fiscais.

Redução de Riscos

Ao optar pela tecnologia de gestão de documentos, a visibilidade de toda cadeia de suprimentos fica organizada e apta a estar em dia com todos as exigências, inclusive possíveis vencimentos. Assim, com tudo digitalizado e auditado, reduz-se os riscos associados à subcontratação.

Relatórios completos

Os relatórios e registros de dados são fornecidos de forma eficaz e rápida, sendo as ferramentas ideais para a tomada de decisão. Assim, todas as informações úteis ficam organizadas para começar a gerenciar qualquer procedimento dentro da empresa.

Saiba mais sobre o SerCAE, que integra de forma inteligente o controle de acesso, o controle de pagamento aos fornecedores e as auditorias com a Gestão Documental aqui.

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